Anda ingin mencetak beberapa dokumen yang berasal dari satu
dokumen word yang sama tapi beberapa isinya berubah-ubah seperti nama, alamat,
dan cabang?
Jawabannya adalah fasilitas Mail Merge. Dan fasilitas ini adalah
salah yang paling banyak digunakan oleh diantaranya oleh para sekretaris dan
admin untuk membuat surat undangan, membuat sertifikat, amplop, dan lain-lain.
Sebagai contoh untuk artikel ini, penulis akan mengirim laporan
bonus bulanan buat para sales. Data sumber akan menggunakan data dari Excel
2010 dan aplikasi Word juga versi 2010. Langkah-langkahnya sebagai berikut:
- Jalankan apikasi
Excel, dan buat worksheet dengan data seperti terlihat pada gambar berikut.
Namakan file tersebut data_input.xlsx.
- Buat dokumen word
sebagai dasar untuk mail merge ke dokumen Excel di atas.
- Pada menu bar
(ribbon) dokumn Word, klik tab Mailings.
- Pilih menu Select Recipients | Use Existing List…, dan ambil file Excel yang telah Anda buat.
- Pada dialog Select Table, pilih Sheet1$ dan klik OK. Kita pilih Sheet1 karena kebetulan data yang saya masukkan berada di
sheet pertama.
- Perhatikan bahwa beberapa menu mail merge yang sebelumnya tidak aktif sekarang menjadi aktif.
- Tempatkan cursor pada
bagian entri Nama, dan pilih menu Insert Merge Field | Nama.
- Field Nama akan
dimasukkan ke dokumen dengan format <<Nama>>.
- Dengan cara yang
sama masukkan Periode, Nama, Periode dan Jumlah Bonus pada dokumen tersebut.
- Sekarang
kita akan coba lihat dokumen yang digabungkan dengan data tersebut. Klik tombol Preview
Results.
- Terlihat dokumen
sudah tergabung, coba lakukan navigasi data dengan mengklik panah kanan / kiri di group Preview Results.
- Sekarang Anda siap mencetak atau mengirimkan
dokumen ini. Untuk mencetak dokumen, klik menu Finish & Merge | Print Documents… dan
ikuti langkah print seperti yang biasa Anda lakukan.
- Selesai. Semoga bermanfaat.
